Hoe organiseer je een algemene vergadering voor je gebouw?

Maar hoe organiseer je zo’n algemene vergadering voor jouw VME zonder gedoe?


Een vlotte algemene vergadering begint met een tijdige uitnodiging, een heldere agenda en correcte regels rond stemmen en aanwezigheden. In dit artikel lees je precies wie je moet uitnodigen, wat er verplicht op de agenda staat en hoe je de vergadering volgens de wet organiseert, van uitnodiging tot verslag.

Waarom een algemene vergadering belangrijk is voor een VME?

De algemene vergadering (AV) is het hoogste en ook enige beslissingsorgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars (VME). Hier beslissen mede-eigenaars over:

• De jaarrekening en de begroting
• Het onderhoud en werken in en aan het gebouw
• De verzekeringen en de contracten
• De (her)aanstelling van de syndicus
• Eventuele wijzigingen aan reglementen

De wet verplicht één algemene vergadering per jaar. Zonder die vergadering kunnen beslissingen niet rechtsgeldig worden genomen voor je gebouw. Het moment waarop de algemene vergadering dient plaats te vinden is vastgelegd in de statuten van het gebouw.

Wie moet je uitnodigen voor de algemene vergadering van een VME?

Mede-eigenaars

Iedere eigenaar van een kavel in het gebouw wordt uitgenodigd. Elke eigenaar mag zich laten bijstaan door één persoon. Dat kan handig zijn wanneer iemand slecht te been is, de voertaal niet begrijpt en spreekt, of gewoon graag iemand meebrengt die helpt om alles mee te volgen. Laat het gewoon tijdig weten aan de syndicus.

Huurders

Huurders nemen niet deel aan de algemene vergadering en hebben geen stemrecht. Ze kunnen hun opmerkingen wel via hun verhuurder doorgeven.

Eigenaars van een bijzondere eigendom

Soms is een kavel van meer dan één persoon tegelijk. Denk aan situaties zoals: één iemand heeft het vruchtgebruik en iemand anders de blote eigendom, of een kavel is in handen van meerdere familieleden. In dat geval duiden zij één vertegenwoordiger aan die naar de vergadering gaat en stemt: de lasthebber. De lasthebber ontvangt ook alle communicatie. Dit moet schriftelijk en ondertekend aan de syndicus gemeld worden.

Wie leidt de algemene vergadering?

Aan het begin van de vergadering worden drie rollen vastgelegd:

• De syndicus: De syndicus bereidt de vergadering voor, verzamelt de volmachten, licht de agendapunten toe, controleert de aanwezigheden en telt de stemmen.
• De voorzitter: De voorzitter bewaakt het goede verloop van de vergadering en tekent naderhand het verslag van de algemene vergadering af ter goedkeuring. Dit kan nooit de syndicus zijn.
• De secretaris: De secretaris neemt notities en stelt het verslag van de algemene vergadering op. Dit verslag moet door de voorzitter en de secretaris ondertekend worden op dezelfde dag van de vergadering.

Hoe roep je een algemene vergadering van een VME correct bijeen?

De (vrijwillige) syndicus verstuurt de uitnodiging (in syndicustaal ook ‘oproeping’):

• minstens 15 dagen op voorhand
• per aangetekende zending of via e-mail, als eigenaars schriftelijk akkoord zijn gegaan met een digitale uitnodiging

De uitnodiging bevat:

• datum, uur en plaats
• volledige, duidelijke agenda
• eventuele volmachtformulieren
• info over hoe documenten kunnen worden geraadpleegd

Een te late of onvolledige oproeping maakt elke beslissing ongeldig. Dat vermijd je door je aan de juiste timings te houden.

Mag een algemene vergadering van een VME ook digitaal plaatsvinden?

Digitale vergaderingen zijn wettelijk toegestaan. Dat kan volledig online of deels fysiek en deels digitaal (een ‘hybride’ vergadering) Voorwaarde: de vereniging van mede-eigenaars moet hiermee vooraf akkoord gaan of het moet in het reglement beschreven staan. Waarom hybride vergaderen steeds populairder wordt:

• Meer eigenaars kunnen erbij zijn: Iemand die te laat klaar is met werk, ziek is of op vakantie zit, kan wél digitaal aansluiten. Daardoor is de aanwezigheid vaak hoger.
• Stemmen gaat overzichtelijker: Wie digitaal aansluit, stemt in de tool of via naamafroeping.
De voorzitter hoeft geen handen te tellen. Iedereen stemt netjes één voor één.
• Minder praktische rompslomp voor de syndicus:
Geen grote zaal nodig, minder papier, minder logistiek.
En eigenaars volgen gewoon mee vanop afstand. Volledig digitaal kan dus ook en is vandaag vooral de voorkeur bij kleinere VME’s.

Wat zet je op de agenda van de algemene vergadering?

Alleen punten die vooraf op de agenda staan, mogen behandeld en gestemd worden. Standaardpunten:

• Goedkeuring van de afrekening
• Bepalen van de begroting
• Goedkeuring van de balans
• Kwijting aan syndicus en rekeningcommissaris
• Evaluatie van de lopende leverancierscontracten
• Aanstelling van een rekeningcommissaris
• De (her)aanstelling van de syndicus

Andere agendapunten kunnen vooraf door mede-eigenaars worden ingediend.
Bij voorkeur ten laatste 3 weken vóór de start van de 15-daagse periode waarbinnen de algemene vergadering moet plaatsvinden. Wees dus alert als syndicus en vraag zeker tijdig naar eventuele extra agendapunten bij de mede-eigenaars (= 36 (15+21) dagen vóór de eigenlijke datum van de algemene vergadering).

Maak wel elk agendapunt voldoende concreet.

• Niet: “dak”.

• Wel: “Beslissing herstelling dak – keuze tussen offerte A en offerte B

Dat zorgt voor duidelijkheid en snellere beslissingen.

Wanneer zijn beslissingen van de algemene vergadering geldig?

Stemmen

Elke mede-eigenaar beschikt over een aantal aandelen in de gemeenschappelijke delen van het gebouw. En dat aandeel heet in syndicustaal jouw ‘quotiteit’ als mede-eigenaar. Hoe groter je aandeel, hoe meer jouw stem doorweegt. De vrijwillige syndicus controleert vóór de vergadering of deze gegevens nog actueel zijn, bijvoorbeeld wanneer er een kavel in het gebouw werd verkocht.

Volmachten

Kun je zelf niet aanwezig zijn op de vergadering? Dan mag je iemand anders aanduiden om in jouw plaats te stemmen. Dat doe je via een schriftelijke volmacht. Je mag die vooraf doorsturen, maar ze moet in elk geval vóór de start van de vergadering bij de syndicus zijn. Je mag jouw volmacht geven aan wie je zelf kiest: een mede-eigenaar, een buur, een familielid, iemand van buiten het gebouw of zelfs je huurder.
Alleen de syndicus zelf mag geen volmachten aannemen. Om de vergadering evenwichtig te houden, geldt één belangrijke beperking:

• iemand mag maximaal drie volmachten aannemen,
• tenzij die volmachten samen minder dan 10% van alle stemrechten vertegenwoordigen.

Een volmacht is dus een handige manier om toch mee te beslissen, maar blijft wel duidelijk begrensd. Bezorg je iemand een volmacht? Geef dan ook je mening mee m.b.t. welbepaalde agendapunten. Zo kan je volmachthouder jouw standpunt(en) correct vertegenwoordigen tijdens de vergadering.

Aanwezigheden

Een algemene vergadering gaat altijd door op de geplande datum. Maar de beslissingen op een eerste algemene vergadering zijn pas geldig wanneer meer dan de helft van de mede-eigenaars of hun vertegenwoordigers aanwezig zijn én de aanwezigen samen minstens 50%+1 van de aandelen (quotiteiten) vertegenwoordigen.

Of wanneer de aanwezige eigenaars samen 75% of meer van de aandelen bezitten of vertegenwoordigen. Dan zijn de beslissingen toch geldig en vervalt de voorwaarde over het aantal aanwezige eigenaars. Dat heet in syndicustaal de “driekwartregel”.

Wordt het vereiste minimum qua vertegenwoordiging (‘quorum’) niet gehaald?
Dan mag je wel vergaderen en bespreken, maar zijn de beslissingen niet geldig. In dat geval moet er een tweede algemene vergadering komen. Tussen de eerste en de tweede vergadering moeten minstens 15 kalenderdagen zitten.
Op die tweede vergadering zijn de beslissingen altijd geldig. Op die vergadering maakt niet uit hoeveel eigenaars aanwezig zijn of hoeveel aandelen zij vertegenwoordigen.

Opgelet: niemand kan aan de stemming deelnemen, zelfs niet als volmachthouder, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken. Dit dient om een monopolie van één enkele eigenaar tegen te gaan.

Welke wettelijke meerderheden gelden tijdens een algemene vergadering?

Niet elke beslissing vraagt dezelfde meerderheid voor je VME. De wet werkt met vaste drempels, en die worden berekend op basis van de aandelen die tijdens de vergadering vertegenwoordigd zijn (de ‘quotiteiten’).

• Gewone meerderheid (meer dan 50%+1 van de aanwezige aandelen):
Voor dagelijkse werking, de jaarrekening, de begroting en kleinere werken.
• Twee derde meerderheid:
Voor werken of wijzigingen aan de gemene delen zoals bijvoorbeeld dakrenovatie, schouwrenovaties, heraanleg parking, etc.
• Vier vijfde meerderheid:
Voorwijzigingen van statuten, kostverdeling,  bestemming van het gebouw, het splitsen/samenvoegen van kavels, etc.
• Unanimiteit (iedereen akkoord):
Voor gevoelige ingrepen zoals het wijzigen van de quotiteiten of de volledige afbraak en heropbouw van het gebouw. Indien in een algemene vergadering geen unanimiteit van stemmen wordt bereikt wegens de afwezigheid van een of meer eigenaars, wordt na een periode van ten minste dertig kalenderdagen een nieuwe algemene vergadering bijeengeroepen.

Hoe bereken je praktisch die meerderheid tijdens de algemene vergadering?

Bij elke stemming noteer je drie dingen: het aantal stemmen voor, wie tegen stemt (met naam) en wie zich onthoudt (met naam). 
Daarna tel je per groep welke aandelen (quotiteiten) zij vertegenwoordigen. Concreet:

• hoeveel aandelen vertegenwoordigen de stemmen “voor”?
• hoeveel aandelen vertegenwoordigen de stemmen “tegen”?
• hoeveel aandelen vertegenwoordigen de onthoudingen?

Het totaal vertegenwoordigde aantal aandelen bepaalt of de vereiste meerderheid gehaald is. Je vergelijkt dus het quotiteitspercentage van de voorstemmen (het aandeel van de vertegenwoordigde aandelen dat voor stemt) met de drempel die voor die beslissing geldt.

Dit hoeft niet ingewikkeld te zijn: met een correcte aanwezigheidslijst en de juiste quotiteiten kun je als vrijwillige syndicus elke stemming netjes tellen.
En werk je met Synt? Dan worden de percentages automatisch berekend en zie je meteen of de meerderheid gehaald is (zie hoger).

Wat staat er in het verslag van de algemene vergadering van je VME?

Binnen 30 dagen verstuurt de syndicus het verslag (in syndicustaal ‘de notulen’) naar alle mede-eigenaars.
Het verslag bevat:

• de aanwezigen en vertegenwoordigers
• alle beslissingen
• alle stemresultaten
• relevante opmerkingen of actiepunten

Hoe zorg je ervoor als vrijwillige syndicus dat de beslissingen worden uitgevoerd?

Na de algemene vergadering begint het echte werk. Dan start de syndicus met:

• offertes opvragen
• werken plannen en opvolgen
• betalingen beheren
• duidelijke en regelmatige communicatie naar de mede-eigenaars

Veelgemaakte fouten bij een algemene vergadering voor jouw VME

Deze fouten komen zeer vaak voor en kan je als vrijwillige syndicus met een goede voorbereiding vermijden:

• uitnodiging te laat versturen
• agendapunten ter plaatse toevoegen
• foutieve stemtellingen
• onvolledig of verwarrend verslag afleveren
• beslissingen laten liggen

Voor een vlotte algemene vergadering heb je dus drie dingen nodig

1. Goede voorbereiding: uitnodiging, agenda, stemrechten en volmachten
2. Organisatie: quorum controleren, duidelijk stemmen, alles correct noteren
3. Opvolging: beslissingen tijdig oppikken en uitvoeren en eigenaars informeren

Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Als je de regels kent, behoud je als vrijwillige syndicus eenvoudig het overzicht. Of laat je ondersteunen door een gebruiksvriendelijke software die je hier in alles ondersteunt (Synt bijvoorbeeld 😉)!