Hoe kan je vlot van syndicus wisselen?

Voor een vlotte syndicuswissel analyseer je eerst het huidige contract, beslis je over een nieuw alternatief en zet je daarna de algemene vergadering correct op. Voor een goede dossieroverdracht stem je eind- en startdatum zorgvuldig op elkaar af en werk je met een overdrachtschecklist. Zo voorkom je vertraging, discussie of administratieve onzekerheid.

Start bij de overeenkomst met je huidige syndicus

Voor je een wissel in gang zet, neem je de huidige syndicusovereenkomst grondig door.
Bekijk de duurtijd van het mandaat, opzegtermijn en mogelijke vergoeding bij vroegtijdige beëindiging.
Juridisch kan een syndicus altijd ontslagen worden door de algemene vergadering, maar contractuele afspraken kunnen financiële gevolgen hebben.
Er is een belangrijk verschil tussen een mandaat dat gewoon afloopt en niet wordt hernieuwd en een voortijdige beëindiging midden in de looptijd. In het eerste geval is er geen vergoeding verschuldigd. In het tweede geval kunnen contractuele bepalingen spelen en dient er meestal een grondige reden aangehaald te worden.

Wie eerst het huidige contract grondig analyseert, weet precies onder welke voorwaarden de wissel kan gebeuren. Dat voorkomt verrassingen tijdens of na de algemene vergadering.

Kies je nieuwe syndicus vóór je het huidige mandaat beëindigt

Het werkt zelden goed om eerst te ontslaan en daarna te beginnen zoeken. Bepaal vooraf hoe je het beheer in de toekomst ziet. Dat kan een professionele syndicus zijn, een mede-eigenaar die vrijwillige syndicus wordt of een gedeelde aanpak waarbij meerdere mede-eigenaars bepaalde taken opnemen, al dan niet met ondersteuning van een syndicus-app. Opgelet: je moet steeds één persoon officieel aanduiden als syndicus.

Gebruik de wissel als hét moment om verwachtingen te bespreken en het beheer van je gebouw structureel beter te organiseren. Het gaat niet alleen over wie het mandaat opneemt, maar ook over hoe je het beheer concreet organiseert:

• Wie doet de boekhouding?
• Hoe zorg je voor transparantie?
• Hoe verloopt communicatie?
• Hoe worden technische dossiers opgevolgd?
• Welke digitale ondersteuning gebruik je?

Vraag verschillende offertes op. Vergelijk niet alleen de prijs, maar vooral de inhoud van de aangeboden diensten, de kosten voor bijkomende prestaties, de rapportering en de aansprakelijkheidsverzekering.

Zet de syndicuswissel correct op de agenda van de algemene vergadering

Een syndicuswissel wordt beslist op een (bijzondere) algemene vergadering. Dat lijkt evident, maar in de praktijk lopen wissels vaak mis omdat de agendering onvolledig of te laat gebeurt.

Zorg dat volgende punten expliciet op de agenda staan:

• beëindiging van het huidige mandaat
• benoeming van de nieuwe syndicus
• goedkeuring van de nieuwe overeenkomst
• vastlegging van de concrete ingangsdatum en duurtijd (maximaal 3 jaar)

De oproeping voor de algemene vergadering moet minstens vijftien dagen vooraf worden verzonden. Ze gebeurt in principe per aangetekende zending, tenzij mede-eigenaars eerder al schriftelijk instemden met digitale communicatie of gewone post.

De wettelijke regels voor de algemene vergadering moeten worden gevolgd. Een correcte uitnodiging, duidelijke agendapunten, voldoende aanwezigheid, een correcte stemming én éénduidige notulen zijn essentieel. Zo zorg je ervoor dat de beslissing juridisch sluitend is.

Hoe je een algemene vergadering correct organiseert, inclusief quorumregels en stemprocedures, lees je uitgebreid in ons afzonderlijk artikel over de algemene vergadering van een VME.

Zorg voor een vlotte wissel van het syndicusmandaat

Het mandaat van de nieuwe syndicus start zodra het mandaat van de vorige syndicus juridisch is beëindigd. Er is geen overlap en geen tussenperiode tussen twee syndici. Er zijn twee scenario’s voor de beëindiging van een syndicusmandaat:

• Het mandaat bereikt zijn voorziene einddatum en de algemene vergadering verlengt dit mandaat niet. In dat geval organiseer je je algemene vergadering best vóór de einddatum. Want pas dan kan de aanstelling van de nieuwe syndicus officieel bevestigd worden.
• De algemene vergadering beslist om het mandaat van de huidige syndicus voortijdig te beëindigen. Indien het contract een opzegtermijn bevat, eindigt het mandaat pas na afloop van die termijn. Indien geen opzegtermijn is voorzien, eindigt het mandaat op het moment van de beslissing van de algemene vergadering.

Tot het mandaat officieel is afgelopen, blijft de huidige syndicus bevoegd en verantwoordelijk om op te treden namens de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME).

Registreer je nieuwe syndicus via het ondernemingsloket

Je nieuwe syndicus moet administratief correct worden geregistreerd: de gegevens van de vorige syndicus worden doorgehaald en de nieuwe wordt ingeschreven via het ondernemingsloket. Zo wordt de benoeming officieel gepubliceerd en kan de nieuwe syndicus rechtsgeldig optreden namens de VME.

Regel een volledige dossieroverdracht voor je nieuwe syndicus

De dossieroverdracht moet binnen de 30 kalenderdagen gebeuren na beëindiging van het oude mandaat.
Tegelijk moet ook het bankbeheer worden geregeld. Zowel de werkrekening als de reserverekening staan op naam van de VME. De nieuwe syndicus maakt hier de keuze:

• De bestaande VME-rekeningen blijven bestaan. Enkel de beheerder wordt gewijzigd.
• De oude rekeningen worden afgesloten en nieuwe geopend op naam van de VME.

Werk bij voorkeur met een overdrachtsinventaris voor de dossieroverdracht en bevestig schriftelijk wat werd ontvangen.
Hoe vollediger de overdracht, hoe sneller het beheer opnieuw stabiel en vlot loopt.