LEXIQUE DU SYNDIC

Le vocabulaire de l'ACP expliqué simplement.

Le langage du syndic n'a pas besoin d'être compliqué. Nous expliquons les termes techniques clairement, avec des mots simples que tout le monde comprend.

A

Acte de base: L'acte de base est un acte notarié qui fixe la répartition de l'immeuble en parties privatives et communes, et les quotes-parts qui y sont liées. Avec le règlement de copropriété, l'acte de base forme les statuts de l'ACP. Vous le rencontrez dès qu'il y a une discussion sur les clés de répartition, les parties communes ou le poids des voix. C'est la bible de l'ACP.
Actif (comptabilité): L'actif est tout ce que l'ACP possède ou a à recevoir, comme l'argent sur le compte, les créances ouvertes ou d'autres biens. L'actif figure au bilan et se lit avec le passif. L'actif aide à comprendre de quels moyens l'ACP dispose à un moment donné.
Assemblée générale (AG): L'assemblée générale est l'organe de décision suprême de l'ACP, et tous les copropriétaires y sont convoqués. L'assemblée générale décide de la gestion, de l'entretien, des frais, des budgets et des mandats, comme la désignation du syndic. Ses décisions sont consignées dans un procès-verbal, car le procès-verbal prouve après coup ce qui a été décidé.
Assemblée générale extraordinaire (AGE): Une assemblée générale extraordinaire est une assemblée supplémentaire, en dehors de l'assemblée générale annuelle (statutaire). Elle est organisée lorsque des décisions ne peuvent pas attendre, par exemple pour des travaux urgents ou des choix financiers imprévus. Comme pour une AG ordinaire, ses décisions sont consignées dans un procès-verbal.
Assemblée générale statutaire: L'assemblée générale statutaire est l'assemblée générale annuelle obligatoire de l'ACP. On y traite des points clés fixes, comme les comptes annuels, le décompte, les budgets et les mandats. Les décisions de l'assemblée statutaire sont consignées dans le procès-verbal.
Association des copropriétaires (ACP): Une ACP est l'entité juridique, dotée d'un numéro d'entreprise, composée de tous les copropriétaires d'un immeuble comportant des parties communes. L'ACP gère l'immeuble, prend des décisions via l'assemblée générale et paie les charges communes. L'ACP est importante parce qu'elle est le cadre dans lequel vous décidez, payez et consignez les accords.
Assurance responsabilité civile: Une assurance responsabilité civile couvre les dommages causés à des tiers par des erreurs ou des négligences dans la gestion. Dans le contexte d'une ACP, il s'agit souvent de la responsabilité du syndic ou de l'ACP en cas de gestion négligente. Une assurance responsabilité civile réduit les risques, mais ne remplace pas une gestion soigneuse ni des décisions claires.

B

Bilan (comptabilité): Le bilan est un aperçu financier qui montre, à un moment donné, ce que l'ACP possède (actif) et ce qu'elle doit ou doit prévoir (passif). Le bilan fait partie des comptes annuels et est généralement soumis à l'approbation de l'assemblée générale. Il permet de comprendre en un coup d'œil la situation financière de l'ACP.

C

Clé de répartition: Une clé de répartition est la manière dont l'ACP répartit les frais entre les copropriétaires. Elle est généralement fixée dans l'acte de base et peut varier selon le type de frais (par exemple pour l'ascenseur ou le chauffage). Les clés de répartition sont importantes car elles déterminent qui paie quelle part, même lorsque tout le monde n'utilise pas les mêmes équipements. Une clé de répartition très courante est celle basée sur les quotes-parts : chacun paie selon sa part dans les quotités.
Commissaire aux comptes: Le commissaire aux comptes est la personne qui contrôle les documents financiers de l'ACP et en fait rapport à l'assemblée générale. Il est désigné par l'assemblée générale et peut être un copropriétaire ou une personne externe, mais il n'est jamais le syndic. Vous rencontrez cette notion lors de la préparation des comptes annuels et de la discussion sur la décharge.
Comptabilité en partie double: La comptabilité en partie double est un système dans lequel chaque opération est enregistrée deux fois, au débit et au crédit. Elle garantit le contrôle et des chiffres qui concordent, et elle est obligatoire dans certains cas. Cette notion est utile lorsque vous suivez en détail les comptes annuels, le grand livre et le bilan.
Compte de résultats: Le compte de résultats donne un aperçu des charges et des contributions de l'ACP sur l'exercice. Une ACP n'a pas de but lucratif : un éventuel excédent ou manque est régularisé via le décompte avec les copropriétaires.
Compte général: Un compte général est un compte précis du grand livre dans lequel on regroupe un type de charges ou de produits, comme « entretien ascenseur », « nettoyage cage d'escalier » ou « assurance ». Les comptes généraux permettent de regrouper et de comparer les frais. Toutes les factures de l'équipe de nettoyage sont par exemple regroupées sous le compte « nettoyage cage d'escalier », ce qui vous permet de voir facilement en fin d'année combien coûte l'entretien de la cage d'escalier. Vous le rencontrez dans les rapports financiers et lors de la préparation du décompte.
Comptes annuels: Les comptes annuels sont l'aperçu financier annuel de l'ACP pour l'exercice clôturé. Ils rassemblent les chiffres clés, comme le bilan et le compte de résultats, et servent de base au décompte final. Les comptes annuels sont soumis à l'assemblée générale, et la décision d'approbation est consignée dans le procès-verbal.
Conseil de copropriété: Le conseil de copropriété est un organe qui peut assister le syndic et qui contrôle si les décisions sont correctement exécutées. Il est composé de copropriétaires et désigné par l'assemblée générale. Son rôle et son caractère obligatoire dépendent du fonctionnement de la copropriété. Le conseil a surtout un rôle de contrôle. Il ne peut assumer d'autres mandats que si l'assemblée générale le décide.
Copropriété (forcée / volontaire / fortuite): La copropriété est la situation dans laquelle plusieurs personnes sont ensemble propriétaires d'un même bien immobilier. La copropriété forcée naît automatiquement dans les immeubles à appartements comprenant des parties privatives et communes, et donne lieu à une ACP. La copropriété volontaire ou fortuite se présente plutôt lors d'un achat en commun ou d'un héritage, et peut être organisée autrement.
Crédit (comptabilité): Le crédit est un mouvement comptable qui augmente un compte ou diminue une dette, selon le type de compte. Le crédit est important si vous travaillez en partie double ou si vous lisez des rapports financiers. Dans une ACP, on le retrouve surtout dans la comptabilité et les comptes annuels.

D

Débit (comptabilité): Le débit est un mouvement comptable qui diminue un compte ou augmente une dette, selon le type de compte. Le débit est important en comptabilité en partie double et dans les rapports financiers. Dans une ACP, vous le rencontrez surtout dans les aperçus comptables.
Décharge: Synonyme : quitus La décharge est la confirmation qu'une obligation ou une responsabilité a été remplie. Dans une ACP, la décharge est une décision de l'assemblée générale par laquelle celle-ci accepte la gestion menée et les comptes présentés pour un exercice clôturé. En donnant décharge, l'assemblée générale confirme que la gestion a été vérifiée et approuvée pour le syndic et, le cas échéant, pour le commissaire aux comptes. La décision de décharge est consignée dans le procès-verbal de l'assemblée générale.
Décompte: Le décompte est le calcul qui compare les avances payées - aussi appelées provisions - aux frais réels. Sur la base du décompte, un excédent est remboursé ou un manque est complété par les copropriétaires. Le décompte est généralement discuté et approuvé lors de l'assemblée générale (statutaire), avec les comptes annuels.
Décompte final: Le décompte final est le décompte établi à la fin de l'exercice comptable sur la base des frais réels. Il est généralement discuté avec les comptes annuels lors de l'assemblée générale annuelle. Le décompte final détermine si les copropriétaires récupèrent de l'argent ou doivent payer un complément.
Dossier sinistre: Un dossier sinistre est l'ensemble des documents et échanges relatifs à un sinistre, comme des photos, des rapports, des devis et des pièces d'assurance. Il est utile pour le suivi des réparations et les contacts avec l'assureur. Un dossier sinistre bien tenu évite les discussions et accélère le règlement.

E

Écriture (comptabilité): Une écriture est l'enregistrement d'une opération financière comme une facture, un paiement ou une recette. Ensemble, les écritures forment la comptabilité de l'ACP et mènent au décompte et aux comptes annuels. En pratique, vous passez des écritures quand vous traitez des factures, suivez les extraits bancaires ou préparez les comptes annuels.
Exercice comptable: L'exercice comptable est la période de douze mois à laquelle se rapportent la comptabilité, le décompte et les comptes annuels. Il coïncide parfois avec l'année civile, mais ce n'est pas obligatoire. L'exercice comptable est important parce que la décharge, le décompte et les comptes annuels sont toujours liés à un exercice précis.

F

Fonds de réserve: Le fonds de réserve est le montant fixé par l'assemblée générale pour pouvoir payer des dépenses importantes et non annuelles. Il est constitué par les contributions des copropriétaires et ne peut pas servir aux frais courants. Ce fonds de réserve n'est d'ailleurs pas facultatif : chaque ACP est légalement tenue d'y verser chaque année au moins 5 % des charges communes. Le fonds permet de garder les gros travaux financièrement réalisables et renforce la stabilité de l'immeuble.
Fonds de roulement: Le fonds de roulement d'une ACP est le montant fixé par l'assemblée générale pour financer la gestion courante de l'ACP. Il est déterminé au lancement de l'ACP, puis confirmé ou adapté au moins chaque année avec le budget. Le fonds de roulement est appelé via les provisions. Il sert aux dépenses courantes, comme l'entretien, les petites réparations et les services d'utilité publique. En fin d'exercice, il est régularisé sur la base des frais réels. Le fonds de roulement permanent d'une Association des Copropriétaires (ACP) est un versement unique des propriétaires lors de l'achat, qui sert de réserve financière permanente sur le compte à vue. Il absorbe les manques saisonniers ou les pics de factures imprévus, de sorte que l'ACP ne dépend pas des provisions périodiques. Il peut être constitué lorsque l'ACP le décide en assemblée générale.
Frais forfaitaires: Les frais forfaitaires sont des frais fixes, déterminés à l'avance, qui ne varient pas selon la consommation ou l'utilisation. Dans une ACP, il s'agit souvent de frais administratifs ou de frais de gestion fixes. Les frais forfaitaires jouent un rôle dans le budget, la transparence et les discussions sur « ce qui est compris ».

G

Grand livre: Le grand livre est l'ensemble des comptes généraux dans lesquels les opérations financières de l'ACP sont enregistrées. Le grand livre est utile lorsque vous voulez comprendre les comptes annuels ou analyser les frais par catégorie. En pratique, il vous permet de voir où l'argent est allé.

I

Inventaire: Un inventaire est une liste des biens et possessions de l'ACP, comme les clés, le matériel ou les installations. Il est utile lors de la transmission à un nouveau syndic, ou en cas de sinistre et d'entretien. Un inventaire aide à garder clairement en tête « ce que nous avons » et « ce qui manque ».

L

Lettrage: Le lettrage est l'opération qui consiste à relier les paiements aux factures et à contrôler les opérations bancaires par rapport à ce qui figure dans la comptabilité. Le lettrage vous permet de voir quelles factures sont payées, lesquelles sont encore ouvertes et s'il n'y a pas d'écritures en double ou erronées. Il est surtout utile lors de la préparation du décompte.
Lot: Un lot est une partie privative au sein de la copropriété, comme un appartement, un garage ou une cave. Les lots sont importants car ils sont liés aux quotes-parts et aux clés de répartition. Les discussions portent souvent sur « quels lots paient quoi ».

M

Mandataire: Un mandataire est une personne à qui un copropriétaire donne pouvoir d'agir en son nom.
Mise en demeure: Une mise en demeure est un courrier formel dans lequel vous demandez à quelqu'un de remplir une obligation dans un délai déterminé. Dans une ACP, elle est surtout utilisée pour des travaux non exécutés ou des problèmes de paiement. Une mise en demeure est utile lorsque vous voulez communiquer de manière formelle et claire sur un suivi.
Montant de mise en concurrence: Le montant de mise en concurrence est le seuil à partir duquel le syndic doit demander plusieurs offres. Ce montant est fixé par l'assemblée générale pour garantir la transparence et un bon rapport qualité-prix. Vous rencontrez cette notion lorsque des travaux ou des missions sont confiés à des tiers.

N

Note de crédit: Une note de crédit est un document qui corrige un montant facturé précédemment, par exemple en cas d'erreur, de retour ou de différence de prix. Une note de crédit influence le décompte et doit être correctement traitée dans la comptabilité.
Numéro d'entreprise: Le numéro d'entreprise est le numéro officiel sous lequel l'ACP est enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE). Il est utile pour l'administration, la facturation et la communication officielle. Vous rencontrez souvent ce numéro sur des documents, des factures et des coordonnées bancaires.

O

Ordre du jour: L'ordre du jour est la liste des sujets ou points sur lesquels l'assemblée générale va débattre et décider. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'une décision valable, car les copropriétaires doivent savoir à l'avance sur quoi ils votent. L'ordre du jour approuvé sert aussi de base au procès-verbal.

P

Parties communes: Les parties communes sont les parties de l'immeuble qui appartiennent à tous les copropriétaires ensemble, comme le hall d'entrée, la cage d'escalier, l'ascenseur ou le toit. L'ACP gère et entretient les parties communes par des décisions de l'assemblée générale. Elles sont importantes car elles déterminent quels frais sont communs et quelles décisions se prennent ensemble.
Parties privatives: Les parties privatives sont les parties de l'immeuble qui appartiennent exclusivement à un seul copropriétaire, comme un appartement ou un garage. Elles relèvent en principe de la responsabilité du propriétaire, sauf si les statuts ou des décisions en disposent autrement. La distinction privatif/commun détermine qui paie et qui décide.
Passif (comptabilité): Le passif regroupe les obligations et les dettes de l'ACP, comme les factures ouvertes ou les provisions pour charges. Le passif figure au bilan, en regard de l'actif. Il aide à comprendre quelles obligations restent à honorer, à côté de l'argent déjà disponible.
PEB: Le PEB est le certificat de performance énergétique d'un bâtiment : il attribue un score à son efficacité énergétique. Dans une ACP, le PEB intervient surtout lors d'une vente, de projets de rénovation ou de projets énergétiques.
Peppol: Peppol est un réseau européen qui permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques en toute sécurité. Peppol devient important parce que de plus en plus de fournisseurs envoient leurs factures via ce réseau, et que les systèmes doivent pouvoir s'y connecter.
Plan comptable minimum normalisé (PCMN): Le PCMN est un schéma standardisé pour comptabiliser les charges et les produits de manière uniforme. Il permet de comparer des chiffres et de présenter les finances de façon claire.
Plan pluriannuel d'entretien: Un plan pluriannuel d'entretien planifie l'entretien et le renouvellement des parties communes sur plusieurs années. Il aide à rendre les frais futurs prévisibles et à constituer un budget à temps. Il est surtout utile pour les gros travaux et pour fixer le fonds de réserve et les priorités.
Police globale immeuble: La police globale immeuble est l'assurance (incendie) que l'ACP souscrit pour l'ensemble de l'immeuble et, parfois (selon la police), pour certains risques privatifs. Ce qui est couvert ou non dépend des conditions et des garanties de la police. Elle devient importante en cas de sinistre, de réparation, de discussion sur la couverture et d'ouverture d'un dossier sinistre.
Procuration: Une procuration est l'autorisation par laquelle un copropriétaire permet à quelqu'un d'autre de participer et de voter en son nom à l'assemblée générale. La procuration détermine qui représente qui et compte pour la présence et les votes. Les procurations sont enregistrées et contrôlées dans le cadre de l'assemblée et sont souvent conservées en annexe ou dans un registre.
Provision: Une provision est une avance que les copropriétaires paient pour les charges communes. L'ACP dispose ainsi d'assez d'argent pour payer les factures pendant l'année. L'assemblée générale fixe le budget de l'exercice à venir. Sur cette base, on calcule combien chaque propriétaire doit contribuer, selon ses quotes-parts. Ces provisions sont appelées à des moments fixes, par exemple chaque trimestre ou chaque année. Lors du décompte, on vérifie si les provisions appelées ont suffi à couvrir les frais réels. Les provisions déterminent de combien de moyens financiers l'ACP dispose pendant l'année.

Q

Quitus: Voir Décharge
Quorum: Voir Quorum de présence
Quorum de présence: Synonyme : quorum Le quorum de présence est le nombre minimum de copropriétaires et le nombre minimum de quotes-parts qui doivent être présents ou représentés à une assemblée générale pour pouvoir décider valablement. Une assemblée générale (AG) de l'ACP délibère valablement si, au début de l'assemblée, plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et qu'ils possèdent ensemble au moins la moitié des quotes-parts. Si le quorum de présence n'est pas atteint, aucune décision valable ne peut être prise et une deuxième assemblée doit suivre. Celle-ci a lieu au moins 15 jours plus tard et peut, elle, décider quel que soit le nombre de présents.
Quote-part: Synonyme : quotité Votre quote-part est la part de la copropriété liée à votre bien. Elle détermine combien vous contribuez aux charges communes et quel poids a votre voix à l'assemblée générale. Les quotes-parts de toutes les parties de l'immeuble - appartements, commerces, emplacements de parking, caves, etc. - sont fixées dans l'acte de base. Chaque copropriétaire signe cet acte de base pour accord lors de l'achat du bien. Les quotes-parts sont généralement exprimées en millièmes ou en dix-millièmes.
Quotité: Voir Quote-part

R

Règlement d'ordre intérieur (ROI): Le règlement d'ordre intérieur contient les règles pratiques de la vie en commun au quotidien et du fonctionnement pratique de l'assemblée générale. Il complète les statuts et ne peut pas les contredire. Cette notion est utile pour les règles de vie, les plaintes et les accords pratiques.
Règlement de copropriété: Le règlement de copropriété est un document statutaire qui fixe les droits et obligations des copropriétaires et donne des règles sur l'usage et la gestion. Il détermine aussi comment les décisions sont prises et exécutées. Avec l'acte de base, le règlement de copropriété forme le cadre juridique de l'ACP.
Rémunération forfaitaire: Une rémunération forfaitaire est un montant fixe convenu pour une tâche ou un service, indépendamment du temps réellement consacré. Dans une ACP, on la retrouve souvent dans les accords sur les prestations du syndic ou sur certaines tâches de gestion. Elle est utile lorsque vous voulez comparer des coûts ou comprendre les « extras ».
Responsabilité: La responsabilité est l'obligation juridique de répondre d'un dommage, ou d'accords et d'obligations qui n'ont pas été correctement respectés. Dans une ACP, la responsabilité peut incomber à l'ACP elle-même, au syndic ou à un copropriétaire individuel, selon qui avait quelle tâche et ce qui a été décidé. En pratique, il est utile que les décisions soient prises et consignées clairement, car c'est ce qui détermine après coup qui était responsable de quoi.

S

Services d'utilité publique: Les services d'utilité publique sont les services comme l'eau, le gaz et l'électricité utilisés par l'immeuble. Ils sont importants car ils représentent souvent une grande partie des charges communes et reviennent dans le décompte. Les discussions portent souvent sur la répartition, les compteurs et la refacturation.
Statutaire: Statutaire signifie qu'une chose est fixée dans les statuts de l'ACP et qu'elle est juridiquement contraignante. Les règles statutaires s'appliquent à tous les copropriétaires et constituent la base sur laquelle les décisions et les répartitions sont appliquées. Elles ne peuvent être modifiées que par une décision de l'assemblée générale, à la majorité légalement requise, et doivent être officiellement consignées.
Statuts de l'ACP: Les statuts de l'ACP regroupent l'acte de base, le règlement d'ordre intérieur et le règlement de copropriété. Ils fixent comment l'immeuble est structuré juridiquement et comment l'ACP fonctionne. Les statuts sont utiles en cas de discussion sur les clés de répartition, l'usage, les droits et les obligations.
Syndic bénévole / Syndic copropriétaire: Un syndic bénévole est un copropriétaire qui assure la gestion de l'ACP sans titre professionnel et généralement sans rémunération. Il est désigné par l'assemblée générale et travaille dans le même cadre statutaire et légal. Cette notion est importante pour les petits immeubles, où l'autogestion est pratique et abordable.
Syndic professionnel: Un syndic professionnel exerce la fonction de syndic à titre professionnel et contre rémunération. Il est désigné par l'assemblée générale et travaille dans le cadre d'un contrat et d'obligations légales. Un syndic professionnel doit être agréé par l'IPI (Institut professionnel des agents immobiliers).
Syndic provisoire: Un syndic provisoire est une personne qui prend temporairement en charge la gestion de l'ACP lorsqu'il n'y a pas (encore) de syndic attitré. Il est désigné par une décision de l'assemblée générale, qui doit être consignée dans le procès-verbal avec la durée de la désignation. Un syndic provisoire intervient surtout au lancement d'une nouvelle ACP, lorsqu'un syndic arrête ou est remplacé, ou dans l'attente d'une nouvelle désignation.

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