Comment organiser une assemblée générale pour votre immeuble ?

Mais comment organiser une telle assemblée générale pour votre ACP sans tracas ?#

Une assemblée générale réussie commence par une convocation envoyée à temps, un ordre du jour clair et des règles correctes en matière de vote et de présences. Dans cet article, vous lisez précisément qui vous devez inviter, ce qui doit obligatoirement figurer à l'ordre du jour et comment organiser l'assemblée conformément à la loi, de la convocation au compte rendu.

Pourquoi une assemblée générale est-elle importante pour une ACP ?#

L'assemblée générale (AG) est l'organe de décision suprême, et aussi le seul, au sein de l'association des copropriétaires (ACP). C'est là que les copropriétaires décident :

• Des comptes annuels et du budget
• De l'entretien et des travaux dans et sur l'immeuble
• Des assurances et des contrats
• De la (re)nomination du syndic
• D'éventuelles modifications des règlements

La loi impose une assemblée générale par an. Sans cette assemblée, aucune décision valable ne peut être prise pour votre immeuble. Le moment où l'assemblée générale doit avoir lieu est fixé dans les statuts de l'immeuble.

Qui devez-vous inviter à l'assemblée générale d'une ACP ?#

Copropriétaires#

Chaque propriétaire d'un lot de l'immeuble est invité. Chaque propriétaire peut se faire assister par une personne. Cela peut être utile lorsque quelqu'un se déplace difficilement, ne comprend pas ou ne parle pas la langue de l'assemblée, ou souhaite simplement venir avec quelqu'un qui l'aide à tout suivre. Il suffit de le signaler à temps au syndic.

Locataires#

Les locataires ne participent pas à l'assemblée générale et n'ont pas de droit de vote. Ils peuvent toutefois transmettre leurs remarques par l'intermédiaire de leur bailleur.

Propriétaires dans une situation particulière#

Parfois, un lot appartient à plus d'une personne à la fois. Pensez à des situations comme celles-ci : une personne a l'usufruit et une autre la nue-propriété, ou un lot est détenu par plusieurs membres d'une même famille. Dans ce cas, ils désignent un représentant qui se rend à l'assemblée et vote : le mandataire. Le mandataire reçoit aussi toutes les communications. Cela doit être notifié au syndic par écrit et signé.

Qui dirige l'assemblée générale ?#

Au début de l'assemblée, trois rôles sont attribués :

• Le syndic : Le syndic prépare l'assemblée, rassemble les procurations, explique les points de l'ordre du jour, contrôle les présences et compte les votes.
• Le président : Le président veille au bon déroulement de l'assemblée et signe ensuite le compte rendu de l'assemblée générale pour approbation. Ce ne peut jamais être le syndic.
• Le secrétaire : Le secrétaire prend des notes et rédige le compte rendu de l'assemblée générale. Ce compte rendu doit être signé par le président et le secrétaire le jour même de l'assemblée.

Comment convoquer correctement une assemblée générale d'une ACP ?#

Le syndic (bénévole) envoie l'invitation (dans le jargon du syndic, la « convocation ») :

• au moins 15 jours à l'avance
• par envoi recommandé ou par e-mail, si les propriétaires ont accepté par écrit une convocation numérique

La convocation contient :

• la date, l'heure et le lieu
• un ordre du jour complet et clair
• les éventuels formulaires de procuration
• des informations sur la manière de consulter les documents

Une convocation tardive ou incomplète rend chaque décision invalide. Vous l'évitez en respectant les bons délais.

Une assemblée générale d'une ACP peut-elle aussi se tenir en ligne ?#

Les assemblées numériques sont autorisées par la loi. Elles peuvent se tenir entièrement en ligne ou en partie physiquement et en partie à distance (une assemblée « hybride ») Condition : l'association des copropriétaires doit l'avoir accepté au préalable, ou cela doit être prévu dans le règlement. Pourquoi les assemblées hybrides sont de plus en plus populaires :

• Plus de propriétaires peuvent y assister : Quelqu'un qui termine tard son travail, qui est malade ou en vacances peut se connecter à distance. La présence est donc souvent plus élevée.
• Le vote est plus clair : Ceux qui se connectent à distance votent dans l'outil ou par appel nominal. Le président ne doit pas compter les mains levées. Chacun vote proprement, l'un après l'autre.
• Moins de tracas pratiques pour le syndic : Pas besoin d'une grande salle, moins de papier, moins de logistique. Et les propriétaires suivent simplement à distance. Une assemblée entièrement en ligne est donc aussi possible et a aujourd'hui surtout la préférence des petites ACP.

Que mettre à l'ordre du jour de l'assemblée générale ?#

Seuls les points inscrits au préalable à l'ordre du jour peuvent être traités et votés. Points standard :

• Approbation du décompte
• Fixation du budget
• Approbation du bilan
• Décharge au syndic et au commissaire aux comptes
• Évaluation des contrats fournisseurs en cours
• Désignation d'un commissaire aux comptes
• La (re)nomination du syndic

D'autres points peuvent être soumis au préalable par les copropriétaires. De préférence au plus tard 3 semaines avant le début de la période de 15 jours au cours de laquelle l'assemblée générale doit avoir lieu. Soyez donc attentif en tant que syndic et demandez à temps aux copropriétaires s'ils ont des points supplémentaires à inscrire à l'ordre du jour (= 36 (15+21) jours avant la date effective de l'assemblée générale).

Formulez toutefois chaque point de l'ordre du jour de manière suffisamment concrète.

• Pas : « toit ».
• Mais : « Décision réparation du toit – choix entre l'offre A et l'offre B »

Cela apporte de la clarté et accélère les décisions.

Quand les décisions de l'assemblée générale sont-elles valables ?#

Votes#

Chaque copropriétaire dispose d'un certain nombre de parts dans les parties communes de l'immeuble. Dans le jargon du syndic, cette part s'appelle votre « quote-part » de copropriétaire. Plus votre part est grande, plus votre voix pèse. Avant l'assemblée, le syndic bénévole vérifie si ces données sont toujours à jour, par exemple lorsqu'un lot de l'immeuble a été vendu.

Procurations#

Vous ne pouvez pas être présent à l'assemblée ? Vous pouvez alors désigner quelqu'un pour voter à votre place. Vous le faites au moyen d'une procuration écrite. Vous pouvez l'envoyer à l'avance, mais elle doit en tout cas parvenir au syndic avant le début de l'assemblée. Vous pouvez donner votre procuration à la personne de votre choix : un copropriétaire, un voisin, un membre de votre famille, quelqu'un d'extérieur à l'immeuble ou même votre locataire. Seul le syndic lui-même ne peut pas accepter de procurations. Pour garder l'assemblée équilibrée, une limite importante s'applique :

• une personne peut accepter au maximum trois procurations,
• sauf si ces procurations représentent ensemble moins de 10 % de l'ensemble des droits de vote.

La procuration est donc un moyen pratique de participer malgré tout aux décisions, mais elle reste clairement limitée. Vous donnez une procuration à quelqu'un ? Communiquez-lui aussi votre avis sur certains points précis de l'ordre du jour. Votre mandataire pourra ainsi représenter correctement votre ou vos position(s) pendant l'assemblée.

Présences#

Une assemblée générale a toujours lieu à la date prévue. Mais les décisions d'une première assemblée générale ne sont valables que si plus de la moitié des copropriétaires ou de leurs représentants sont présents et que les présents représentent ensemble au moins 50 % + 1 des parts (quotes-parts).

Ou lorsque les propriétaires présents possèdent ou représentent ensemble 75 % ou plus des parts. Les décisions sont alors tout de même valables et la condition relative au nombre de propriétaires présents tombe. Dans le jargon du syndic, on parle de la « règle des trois quarts ».

Le minimum requis de représentation (le « quorum ») n'est pas atteint ? Vous pouvez alors vous réunir et discuter, mais les décisions ne sont pas valables. Dans ce cas, une deuxième assemblée générale doit être organisée. Au moins 15 jours calendrier doivent séparer la première et la deuxième assemblée. Lors de cette deuxième assemblée, les décisions sont toujours valables. Peu importe alors combien de propriétaires sont présents ou combien de parts ils représentent.

Quelles majorités légales s'appliquent lors d'une assemblée générale ?#

Toutes les décisions de votre ACP ne requièrent pas la même majorité. La loi fixe des seuils, calculés sur la base des parts représentées pendant l'assemblée (les « quotes-parts »).

• Majorité absolue (plus de 50 % + 1 des parts présentes) : Pour le fonctionnement quotidien, les comptes annuels, le budget et les petits travaux.
• Majorité des deux tiers : Pour des travaux ou des modifications aux parties communes, par exemple une rénovation de toiture, la rénovation de cheminées, le réaménagement du parking, etc.
• Majorité des quatre cinquièmes : Pour les modifications des statuts, de la répartition des charges, de l'affectation de l'immeuble, la division ou la réunion de lots, etc.
• Unanimité (tout le monde d'accord) : Pour des interventions sensibles comme la modification des quotes-parts ou la démolition complète et la reconstruction de l'immeuble. Si l'unanimité n'est pas atteinte lors d'une assemblée générale en raison de l'absence d'un ou de plusieurs propriétaires, une nouvelle assemblée générale est convoquée après un délai d'au moins trente jours calendrier.

Comment calculer concrètement cette majorité pendant l'assemblée générale ?#

Pour chaque vote, vous notez trois choses : le nombre de voix pour, qui vote contre (avec le nom) et qui s'abstient (avec le nom). Ensuite, vous comptez pour chaque groupe les parts (quotes-parts) qu'il représente. Concrètement :

• combien de parts représentent les voix « pour » ?
• combien de parts représentent les voix « contre » ?
• combien de parts représentent les abstentions ?

Le nombre total de parts représentées détermine si la majorité requise est atteinte. Vous comparez donc le pourcentage de quotes-parts des voix pour (la part des parts représentées qui vote pour) au seuil applicable à cette décision.

Cela n'a rien de compliqué : avec une liste de présence correcte et les bonnes quotes-parts, vous pouvez, en tant que syndic bénévole, compter proprement chaque vote. Et vous travaillez avec Synt ? Les pourcentages sont alors calculés automatiquement et vous voyez immédiatement si la majorité est atteinte (voir plus haut).

Que contient le compte rendu de l'assemblée générale de votre ACP ?#

Dans les 30 jours, le syndic envoie le compte rendu (dans le jargon du syndic, « le procès-verbal ») à tous les copropriétaires. Le compte rendu contient :

• les présents et les représentants
• toutes les décisions
• tous les résultats des votes
• les remarques ou points d'action pertinents

Comment vous assurer, en tant que syndic bénévole, que les décisions sont exécutées ?#

Après l'assemblée générale, le vrai travail commence. Le syndic se met alors à :

• demander des devis
• planifier et suivre les travaux
• gérer les paiements
• communiquer clairement et régulièrement avec les copropriétaires

Erreurs fréquentes lors d'une assemblée générale de votre ACP#

Ces erreurs sont très courantes et, en tant que syndic bénévole, vous pouvez les éviter grâce à une bonne préparation :

• envoyer la convocation trop tard
• ajouter des points à l'ordre du jour sur place
• compter les votes de manière erronée
• remettre un compte rendu incomplet ou confus
• laisser des décisions en suspens

Pour une assemblée générale réussie, il vous faut donc trois choses#

1. 1 Une bonne préparation : convocation, ordre du jour, droits de vote et procurations
2. 2 L'organisation : contrôler le quorum, voter clairement, tout noter correctement
3. 3 Le suivi : reprendre et exécuter les décisions à temps et informer les propriétaires

Cela n'a pas besoin d'être compliqué. Si vous connaissez les règles, vous gardez facilement une vue d'ensemble en tant que syndic bénévole. Ou faites-vous aider par un logiciel convivial qui vous soutient en tout (Synt par exemple 😉) !